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Gestion des clés en copropriété : registre, modèle et procédure

Par Dorian Guyomarc’h, fondateur et président d’Osly Solutions

  • Publié le
  • Textes vérifiés le
  • 9 min de lecture

Aucun texte n’oblige le syndic à tenir un registre des clés. Mais un registre daté, avec un récépissé à chaque remise et à chaque retour, reste la meilleure preuve quand une clé se perd ou n’est pas rendue.

Modèle de registre des clés

Inventaire, remises et notice à remettre aux intervenants. Gratuit, sans inscription.

Télécharger en Excel3 onglets

Ni pièce d’identité ni date de naissance : le nom, l’entreprise, le motif et les dates suffisent à prouver une remise.

Onglet Inventaire du modèle : n° de clé, immeuble, porte ou local, exemplaires, rangement, protection contre la copie, mise en service, observations
Aperçu réel du modèle
Dans ce guide · 8 parties

L’essentiel en cinq réponses

Partie 1

Qui détient les clés des parties communes ?

Le syndic est chargé « d’administrer l’immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien » (article 18 de la loi du 10 juillet 1965). C’est le fondement le plus proche d’une mission sur les clés.

Le syndicat des copropriétaires, lui, administre les parties communes et répond des dommages qui y prennent leur origine (article 14 de la loi de 1965).

Le contrat type de syndic ne nomme pas les clés non plus. Son forfait « comprend toutes les prestations fournies par le syndic au titre de sa mission », dont la garde de l’immeuble, et aucune prestation liée aux clés ou aux badges ne figure dans la liste limitative des prestations particulières (annexe 2 du décret de 1967, version en vigueur depuis le 25 décembre 2025). Pour savoir ce que couvre le forfait de votre immeuble, relisez votre contrat de syndic.

Le syndicat, représenté par le syndic, doit en revanche permettre l’accès aux parties communes de quatre catégories d’intervenants :

Commissaires de justice

Pour leurs missions de signification, d’exécution ou d’affichage.

Code de la construction et de l’habitation, art. L126-14

Postiers et porteurs de presse

Les opérateurs postaux et les porteurs de presse, pour les boîtes aux lettres.

Art. L126-12 et L126-13

Gaz et électricité

Les distributeurs de gaz et d’électricité, pour leurs ouvrages.

Art. L126-15

Police municipale

Si l’assemblée générale l’a autorisée en permanence, à la majorité de l’article 24.

Loi de 1965, art. 24 h

Partie 2

Remise et retour des clés : la procédure en six étapes

Le code de la construction organise une seule remise de clés : celle due au commissaire de justice (le texte dit encore « huissier de justice »). Reprendre cette logique pour toutes les entreprises donne une procédure simple.

5jours ouvrables

pour remettre un moyen d’accès au commissaire de justice, « contre récépissé ou par tout autre moyen propre à établir la preuve de la remise […] et la date à laquelle celle-ci a eu lieu ». La restitution se fait « sans délai et contre récépissé ».

Code de la construction et de l’habitation, art. R126-6 et R126-7

  1. Inventorier

    Numérotez chaque clé ou trousseau, notez la porte ou le local qu’il ouvre, le nombre d’exemplaires et l’endroit où il est rangé.

  2. Rattacher chaque remise à une demande

    Une entreprise, un intervenant nommé, un motif ou un numéro d’ordre de service, une date de retour prévue.

  3. Remettre contre récépissé

    Date, heure, numéro de clé, signature de l’intervenant ou référence de l’échange qui prouve la remise.

  4. Informer l’intervenant

    Remettez-lui une notice qui dit à quoi servent ses données et combien de temps elles sont gardées (voir la partie 4).

  5. Contrôler le retour

    Vérifiez la clé rendue, notez la date et l’heure, faites signer un récépissé de retour.

  6. Relancer le jour même

    Une clé non rendue à la date prévue se relance par écrit ; si elle ne revient pas, voyez la partie 6.

Partie 3

Le registre des clés : modèle à télécharger

Aucun texte n’impose un registre des clés au syndic, contrairement à ce qu’affirment certaines pages. C’est une bonne pratique et, surtout, un moyen de preuve.

Face à une entreprise qui conteste avoir reçu une clé, le registre et le récépissé font la différence. Notre modèle comporte deux onglets à remplir, plus la notice à remettre aux intervenants.

Onglet Inventaire

  • n° de clé ou de trousseau
  • immeuble
  • porte ou local ouvert
  • nombre d’exemplaires
  • lieu de rangement
  • clé protégée contre la copie (oui ou non)
  • date de mise en service
  • observations

Onglet Remises

  • date et heure de remise
  • n° de clé
  • immeuble
  • entreprise
  • nom de l’intervenant
  • motif ou n° d’ordre de service
  • remis par
  • retour prévu
  • date et heure de retour
  • récépissé (signature ou référence)
  • observations (perte, changement de cylindre)
Le modèle complet, prêt à remplirExcel

Partie 4

Données des intervenants : ce que demande la CNIL

Un registre qui nomme les intervenants est un traitement de données personnelles. La CNIL n’a rien publié sur les registres de clés en copropriété ; quatre repères s’appliquent néanmoins.

Qui est responsable ?

Quand aucun texte n’impose le traitement, la CNIL répartit les responsabilités « au cas par cas » entre le syndicat, le syndic et l’éventuel prestataire. Écrivez-le dans le contrat de syndic ou dans celui de l’outil utilisé.

Sur quelle base ?

L’intérêt légitime (la sécurité de l’immeuble) est la base la plus naturelle, mais la CNIL rappelle qu’il n’est pas une base « par défaut » : il suppose de mettre en balance cet intérêt et les droits des personnes.

Comment informer ?

À la collecte, l’intervenant reçoit l’identité du responsable, la finalité, la base juridique et la durée de conservation (article 13 du RGPD). Si son nom vous vient de son entreprise, c’est l’article 14 qui s’applique. Pour les bailleurs sociaux, la CNIL suggère de remettre une notice d’information avant l’intervention.

Combien de temps ?

Les données ne sont gardées que le temps nécessaire. La copropriété n’a pas de repère propre : si le registre doit servir de preuve en cas de litige, une durée plus longue peut se justifier, à fixer et à annoncer dans la notice.

7jours

après la fin de l’habilitation : pour l’historique des intervenants extérieurs chez un bailleur social, la CNIL juge ce délai « généralement suffisant ».

Partie 5

Boîte à clés : quel vote, où la poser

Une boîte à clés posée sur un mur commun, une grille ou en façade touche aux parties communes ou à l’aspect extérieur de l’immeuble. La majorité dépend de qui la pose et de ce qu’elle change.

Boîte à clés : décision, majorité et texte applicable
DécisionMajoritéTexte
Un copropriétaire pose, à ses frais, une boîte fixée aux parties communes ou visible de l’extérieurMajorité de tous les copropriétaires ; si le projet obtient au moins un tiers des voix, second vote immédiat à la majorité de l’article 24art. 25 b et 25-1
Fixer les modalités d’ouverture des portes d’accès à l’immeubleMajorité de tous les copropriétairesart. 25 g
Modifier le règlement de copropriété sur l’usage des parties communesDouble majoritéart. 26 b

Pour une boîte posée par le syndicat lui-même, faites valider la majorité applicable avant de rédiger la résolution.

15jours

À Paris, un arrêté du 24 janvier 2025 interdit de fixer des boîtes à clés sur le mobilier urbain : la Ville les marque, les enlève au bout de quinze jours puis les détruit. Pour une boîte posée sur une partie privée, comme une grille de copropriété, la Ville renvoie au syndic.

Partie 6

Clé perdue ou non rendue par une entreprise : que faire ?

Aucun texte ne traite des clés perdues ou non rendues. Tout part de la preuve de la remise.

  1. Relancer par écrit

    En citant la date de remise, le numéro de clé et le récépissé du registre.

  2. Noter l’incident dans le registre

    Date de la relance, réponse de l’entreprise, changement de cylindre s’il a lieu.

  3. Prendre conseil

    Avant d’engager une démarche contre l’entreprise ou de faire jouer une assurance.

Partie 7

Changement de syndic : que deviennent les clés ?

L’article 18-2 de la loi de 1965 fixe ce que l’ancien syndic remet au nouveau. Il ne nomme pas les clés, et la fiche officielle sur la passation non plus.

  1. 15 jours

    Trésorerie et références bancaires

  2. 1 mois

    Documents et archives

  3. 2 mois

    État des comptes

  4. Clés

    Aucun délai prévu

Partie 8

Moins de doubles : badges et accès sans clé

Réduire le nombre de clés en circulation réduit la procédure à tenir.

Pour les professionnels autorisés, le système VIGIK repose, selon son titulaire, sur des badges électroniques temporaires valables trois jours au plus ; le gestionnaire peut l’ouvrir à d’autres usages comme la maintenance ou le nettoyage. Le détail est sur le site de l’association VIGIK (vigik.com, page « Qu’est-ce que VIGIK ? »).

Avec Osly, le prestataire ouvre lui-même

  • Osly équipe les portes d’immeuble d’un boîtier Bluetooth et propose des boîtes à clés connectées.
  • Vous accordez un accès par bâtiment, ponctuel, récurrent ou permanent ; le prestataire ouvre lui-même, depuis son téléphone, pendant le créneau autorisé, ou emprunte et rend les clés d’une boîte connectée.
  • Chaque ouverture signalée par l’appli est journalisée : qui, quelle porte, quel immeuble, à quelle heure.

Osly s’ajoute aux moyens d’ouverture existants, qui restent en place : les modalités d’ouverture des portes restent une décision de l’assemblée générale (article 25 g).

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Écran Accès de l’appli Osly Professionnel : un accès ponctuel à une porte de la Résidence Graslin

Questions fréquentes

Le syndic doit-il garder un double de chaque clé ?

Aucun texte ne l’impose : la loi de 1965, le décret de 1967 et le contrat type ne parlent pas des clés. Le syndic doit en revanche remettre un moyen d’accès aux parties communes, ou les codes, au commissaire de justice qui le demande, sous cinq jours ouvrables (article R126-6), et le syndicat doit permettre l’accès des services prévus aux articles L126-12 à L126-15 du code de la construction et de l’habitation.

Combien de temps garder le registre ?

Le temps nécessaire à sa finalité, à fixer par le responsable du traitement et à annoncer aux intervenants. Le seul repère de la CNIL, publié pour les bailleurs sociaux, est de sept jours après la fin de l’habilitation pour l’historique des intervenants.

L’assurance couvre-t-elle une clé perdue ?

Cela dépend du contrat. Vérifiez avec l’assureur de l’immeuble les conditions de la garantie vol et la prise en charge du changement de serrures. En assurance habitation, un vol commis avec des clés perdues ou volées n’est couvert que si le contrat le prévoit.

Sources

Versions en vigueur au 5 novembre 2026.

Loi n° 65-557 du 10 juillet 1965

Décret n° 67-223 du 17 mars 1967

Code de la construction et de l’habitation

Jurisprudence et service-public.gouv.fr

CNIL

Autres sources

Ce guide donne une information générale ; il ne remplace pas l’avis d’un avocat sur un cas précis.