Accès des prestataires à l’immeuble : comment gérer créneaux, badges, codes et locaux techniques ?

L’essentiel en cinq réponses

• Qui décide du mode d’ouverture des portes ?L’assemblée générale, à la majorité de l’article 25 ; le syndic exécute ses décisions.Lire la partie 1
• Qui a un accès prévu par un texte ?Poste, presse, commissaires de justice, distributeurs de gaz et d’électricité, police, gendarmerie et secours. Pour les autres prestataires, aucun texte relu ne fixe de règle générale ; quelques règles existent local par local.Lire la partie 1
• Faut-il changer le code en fin de contrat ?Aucun texte relu ne l’impose : prévoyez-le dans le contrat et tenez la liste des moyens d’accès remis.Lire la partie 5
• Qui entre dans la machinerie d’ascenseur ?Les seuls personnels d’intervention ; toutes les parties de l’installation doivent être accessibles à l’entreprise d’entretien.Lire la partie 6
• Et les interphones en 2G ou en 3G ?Ceux qui fonctionnent encore sur ces réseaux sont à faire diagnostiquer avant leur extinction.Lire la partie 3

Partie 1

Qui décide du code d’accès et des badges de l’immeuble ?

La loi du 10 juillet 1965 range à l’article 25 « les modalités d’ouverture des portes d’accès aux immeubles » (article 25 g). Aucun texte relu ne dit qui change le code ni à quel rythme.

Service-public classe le « mode d’ouverture des portes d’accès de l’immeuble » à la « majorité absolue dite de l’article 25 ». Le syndic est chargé « d’assurer l’exécution des dispositions du règlement de copropriété et des délibérations de l’assemblée générale » (article 18).

Partie 2

Comment autoriser un prestataire à entrer seulement pendant son créneau d’intervention ?

Aucun texte relu ne règle le créneau d’un prestataire privé. Une clé remise ou un code communiqué reste utilisable tant qu’il n’est pas rendu ou changé : le créneau tient à la méthode.

1. 1

   Écrivez le créneau dans la commande

   Jours, heures, portes et locaux concernés, dans l’ordre de service ou le contrat.
2. 2

   Choisissez un moyen qui se limite dans le temps

   Code provisoire d’une boîte à clés, badge programmé sur des plages horaires, ou accès électronique daté.
3. 3

   Remettez le moyen au plus près du passage

   Et notez la remise au registre.
4. 4

   Reprenez-le ou désactivez-le à la fin du créneau

   Puis notez-le.

Partie 3

Comment ouvrir la porte de l’immeuble à un prestataire sans se déplacer ?

Aucun texte relu ne l’organise. Les moyens existants passent par une personne présente, par un occupant qui répond à l’interphone, ou par un moyen remis à l’avance au prestataire ; chacun a sa limite.

L’ARCEP invite à « établir dès maintenant un diagnostic des équipements en contactant le fournisseur de la copropriété ».

Partie 4

Comment donner un accès temporaire en urgence à une entreprise de dépannage ?

Le syndic peut « faire procéder de sa propre initiative à l’exécution de tous travaux nécessaires à la sauvegarde » de l’immeuble (article 18). Aucun texte relu ne dit comment remettre un accès provisoire : la procédure se prépare avant l’urgence.

Service-public range cette « réalisation de travaux urgents à l’initiative du syndic pour la sauvegarde (conservation) de l’immeuble » parmi les cas où il doit consulter le conseil syndical. Pour un ascenseur, les interventions de l’entreprise d’entretien comprennent, « en cas d’incident », celles « pour dégager des personnes bloquées en cabine ».

Partie 5

Comment retirer l’accès d’un prestataire en fin de contrat, et faut-il changer le code de la porte ?

Aucun texte relu n’impose de changer le code de la porte d’immeuble ni de désactiver un badge à la fin d’un contrat. Prévoyez la restitution dans le contrat, puis suivez une procédure datée.

1. Avant l’échéance

   Listez ce que l’entreprise détient et rappelez la date de restitution

2. Le dernier jour

   Clés et badges rendus contre reçu ; accès désactivés ; codes connus changés

3. Les jours suivants

   Clé non rendue : relance écrite (voir notre guide sur les clés) ; accès donnés à la nouvelle entreprise

4. Ensuite

   Données d’accès gardées le temps fixé, puis supprimées

Partie 6

Comment donner accès aux locaux techniques sans gardien : chaufferie, machinerie d’ascenseur ?

Quelques textes fixent un résultat pour chaque local ; aucun texte relu ne dit qui garde la clé.

1. 1

   Faites l’inventaire

   Chaque local technique, sa serrure, les entreprises qui doivent y entrer.
2. 2

   Un moyen par local et par entreprise

   Clé numérotée, code de boîte ou badge, plutôt qu’un passe commun à tous.
3. 3

   La règle dans chaque contrat

   Moyen remis, interdiction de copie, restitution, conduite en cas d’urgence.

Partie 7

Quelles règles pour l’accès au local fibre et au toit de l’immeuble ?

Pour la fibre, la convention signée avec l’opérateur contient « les modalités d’accès aux parties communes de l’immeuble » (article R9-3 du code des postes et des communications électroniques).

Les interventions de l’opérateur dans les parties communes « sont de la responsabilité de l’opérateur », qui « respecte le règlement intérieur de l’immeuble ou le règlement de copropriété ». S’il confie l’entretien des lignes à un tiers, « il reste responsable de ces opérations » à l’égard du syndicat, et « il en avertit ces derniers préalablement » (article R9-4). Relisez votre convention.

Partie 8

Un prestataire peut-il ouvrir la porte de l’immeuble avec son téléphone ?

Oui, si la porte est équipée d’un dispositif prévu pour cela et que la copropriété l’a choisi : le mode d’ouverture des portes d’accès relève de l’article 25. Aucun texte relu ne l’interdit ni ne l’encadre en propre.

Un accès nominatif, par badge ou par téléphone, produit en revanche des données personnelles. Pour les bailleurs sociaux, la CNIL distingue :

En copropriété, la CNIL fait répartir les responsabilités « au cas par cas » entre syndicat, syndic et prestataire. Pour les bailleurs sociaux, la CNIL suggère d’informer les intervenants extérieurs par une notice remise avant l’intervention.

Partie 9

Que fait Osly pour l’accès des prestataires ?

Avec Osly, le prestataire ouvre lui-même, devant la porte

• Osly équipe les portes d’immeuble d’un boîtier Bluetooth et propose des boîtes à clés connectées. Osly s’ajoute aux moyens d’ouverture existants, qui restent en place. Vous accordez un accès par bâtiment, ponctuel, récurrent ou permanent.
• Le prestataire ouvre la porte avec son téléphone : devant la porte, un geste dans l’appli. Il ouvre lui-même, depuis son téléphone, pendant le créneau autorisé. Dans l’appli Osly Professionnel, le prestataire retrouve ses accès, démarre l’intervention, ouvre à proximité de la porte, emprunte et rend les clés, puis envoie son rapport avec photos.
• Chaque ouverture signalée par l’appli est journalisée : qui, quelle porte, quel immeuble, à quelle heure.
• En cas de perte ou de vol, suspendez l’accès : aucune nouvelle autorisation n’est délivrée. Ouvrir sans réseau exige des autorisations préalablement téléchargées. Les commandes déjà téléchargées restent valides à la porte.

Le boîtier n’a aucune connexion internet.

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Questions fréquentes

Sources

Versions en vigueur au 6 novembre 2026.

Ce guide donne une information générale ; il ne remplace pas l’avis d’un avocat sur un cas précis.