Comment suivre les interventions des prestataires en copropriété ?

L’essentiel en cinq réponses

• Un registre des interventions est-il obligatoire ?Non. La loi de 1965 et son décret n’en prévoient aucun ; le carnet d’entretien recense les travaux importants et les contrats d’entretien, pas chaque intervention.Lire la partie 4
• Quels documents exiger des entreprises ?Ascenseur, chaudière collective de 4 à 400 kW et porte de garage automatique ont leurs traces obligatoires : comptes rendus et rapport annuel, attestation d’entretien, livret d’entretien.Lire la partie 3
• Combien de visites de l’immeuble ?Le contrat de syndic fixe un nombre minimal de visites, avec ou sans rapport écrit.Lire la partie 1
• Le conseil syndical peut-il exiger les pièces ?Oui. Passé un mois sans transmission des pièces demandées, 15 € par jour de retard sont déduits de la rémunération forfaitaire du syndic.Lire la partie 5
• Faut-il le prévenir de chaque intervention ?Aucun texte ne l’impose : prévenir le conseil syndical de chaque intervention se décide avec lui.Lire la partie 6

Partie 1

Que doit faire le syndic pour suivre les prestataires ?

Le syndic est chargé « d’administrer l’immeuble, de pourvoir à sa conservation, à sa garde et à son entretien » (article 18 de la loi de 1965).

La fiche officielle sur le syndic cite parmi ses tâches le fait d’« organiser le nettoyage, les petites réparations ou l’entretien de l’ascenseur ». Le contrat type de syndic, en vigueur depuis le 25 décembre 2025, inclut dans le forfait :

Le décret appelle travaux de maintenance « les travaux d’entretien courant, exécutés en vue de maintenir l’état de l’immeuble », ou de prévenir la défaillance d’un équipement commun (article 45). Les travaux de la liste de l’article 44 du décret, hors maintenance, peuvent donner lieu à des honoraires spécifiques du syndic, « votés lors de la même assemblée générale que les travaux concernés ».

Partie 2

Comment vérifier qu’un prestataire est bien venu dans l’immeuble ?

Un seul des textes cités ici impose de noter l’heure d’une intervention : celui des portes automatiques de garage, dont les interventions sont consignées dans un livret d’entretien (article R134-58 du code de la construction et de l’habitation).

Pour le reste, les traces du passage viennent de ce que vous demandez :

Partie 3

Quels documents les entreprises doivent-elles remettre ?

Trois équipements ont des documents fixés par les textes. Pour les autres prestations, c’est le contrat qui décide.

L’ascenseur fait aussi l’objet d’un contrôle technique « tous les cinq ans » (article R134-11). Les contrats d’entretien et de maintenance en cours font partie des documents de l’espace en ligne accessibles à tous les copropriétaires (syndic professionnel ; décret du 23 mai 2019).

Partie 4

Comment tenir un registre des interventions ?

Le carnet d’entretien n’en tient pas lieu, et aucun texte n’impose de registre des interventions.

Le décret du 30 mai 2001 fait inscrire au carnet « l’année de réalisation des travaux importants », « l’identité des entreprises ayant réalisé ces travaux » et les références et échéances des contrats d’entretien et de maintenance, pas chaque passage. L’assemblée générale peut décider d’y ajouter des informations (article 5 de ce décret), à la majorité simple selon service-public.

La loi de 1965 et le décret de 1967 ne prévoient pas non plus de registre des interventions : les registres qu’ils organisent sont ceux des procès-verbaux d’assemblée, des décisions de l’administrateur provisoire et d’immatriculation.

Notre modèle comporte deux onglets.

Notez d’où vient chaque heure : bon signé, livret ou journal d’accès. Un registre qui nomme des techniciens contient des données personnelles : informez-les et fixez une durée de conservation (voir notre guide sur la gestion des clés).

Partie 5

Comment prouver au conseil syndical qu’une intervention a eu lieu ?

Le conseil syndical « assiste le syndic et contrôle sa gestion » (article 21 de la loi de 1965), notamment « les conditions dans lesquelles sont passés et exécutés les marchés et tous autres contrats » (article 26 du décret).

Il peut aussi « demander un avis technique à un professionnel » (ANIL). Pour chaque intervention qui compte, réunissez un dossier court :

1. 1

   La commande

   Contrat, devis accepté ou ordre de service, avec sa référence.
2. 2

   Le document de l’équipement

   S’il existe (partie 3).
3. 3

   Le bon ou le rapport de l’entreprise

   Daté, avec les heures et les photos prévues au contrat.
4. 4

   Le constat de réalisation

   Qui a vérifié, et quand.
5. 5

   La facture

   Rapprochée de la commande.

Le registre relie ces pièces par une même référence.

Partie 6

Faut-il prévenir le conseil syndical quand une entreprise intervient ?

Les textes qui organisent son rôle ne l’imposent pas.

Service-public liste quatre cas où le syndic « doit obligatoirement consulter le conseil syndical » :

Aucun ne vise l’intervention courante d’une entreprise. Le conseil syndical peut toutefois donner son avis sur toute question « dont il se saisit lui-même », et il « rend compte à l’assemblée, chaque année, de l’exécution de sa mission » (article 22 du décret). Convenez avec lui de trois points, par écrit :

1. 1

   Quelles interventions

   Urgences, travaux, entretien récurrent, accès particuliers.
2. 2

   Par quel canal

   E-mail, espace en ligne, réunion régulière.
3. 3

   À quel moment

   Avant le passage, au début de l’intervention, ou après, avec le rapport.

Partie 7

Comment vérifier les passages de l’entreprise de ménage sans feuille de présence ?

Aucun des textes cités ici n’impose de feuille de présence à une entreprise de nettoyage : ce qu’elle remet dépend de son contrat. Le suivi porte sur la prestation.

1. 1

   Partez du contrat

   Zones, fréquence, jours de passage, documents à remettre (planning, rapport, photos).
2. 2

   Contrôlez le résultat

   Aux jours prévus, par un tour des parties communes, avec des photos datées des anomalies.
3. 3

   Demandez ses relevés de passage

   À l’entreprise elle-même, si elle en tient.
4. 4

   Transmettez les constats au syndic

   Il suit le marché ; le conseil syndical contrôle les conditions dans lesquelles il est exécuté.

Partie 8

Comment simplifier les ordres de service et l’accès des prestataires ?

L’expression « ordre de service » n’apparaît ni dans la loi de 1965 ni dans le décret de 1967, contrat type compris.

Elle est définie pour les marchés publics : le CCAG Travaux en fait « la décision du maître d’œuvre ou du maître d’ouvrage qui précise les modalités d’exécution de tout ou partie des prestations qui constituent l’objet du marché », et veut des ordres de service « écrits », « datés, numérotés et notifiés ». Ce cahier « s’applique aux marchés publics de travaux », mais sa règle peut servir de méthode pour vos commandes. Le contrat type de syndic parle, lui, de « passation, suivi des marchés des prestataires ».

Partie 9

Que montre Osly, et que ne prouve-t-il pas ?

Sachez où en est l’intervention

• Osly équipe les portes d’immeuble d’un boîtier Bluetooth et propose des boîtes à clés connectées. Vous accordez un accès par bâtiment, ponctuel, récurrent ou permanent.
• Sur demande, Osly lit aussi les ordres de service : mettez l’adresse Osly de votre cabinet en copie de vos ordres de service. Quand l’immeuble et le prestataire sont reconnus avec certitude, Osly crée l’accès ; sinon, il vous le propose à valider.
• Dans l’appli Osly Professionnel, le prestataire retrouve ses accès, démarre l’intervention, ouvre à proximité de la porte, emprunte et rend les clés, puis envoie son rapport avec photos. Pour une porte équipée, le prestataire l’ouvre depuis l’appli, sans clé ni badge à distribuer.
• Le syndic suit les interventions des prestataires : début et fin d’intervention, portes ouvertes, heures d’ouverture. Chaque ouverture signalée par l’appli est journalisée : qui, quelle porte, quel immeuble, à quelle heure.

Les membres du conseil syndical que vous renseignez sont prévenus par e-mail à la première ouverture d’une porte par le prestataire pendant son intervention dans leur immeuble.

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Questions fréquentes

Sources

Versions en vigueur au 5 novembre 2026.

Ce guide donne une information générale ; il ne remplace pas l’avis d’un avocat sur un cas précis.